Comptabilité: astuces pour médecins

Aimez-vous la comptabilité? Si c'est le cas, je suis sûr que vous êtes comptable!

Comme la plupart des médecins sont des travailleurs indépendants, beaucoup d'entre vous doivent effectuer du travail de comptabilité, dont la plupart concernent les reçus de dépenses professionnelles.

Comment gardez-vous une trace de vos reçus liés au travail? Les rangez-vous dans une boîte à chaussures? Prenez-vous une photo avec votre téléphone? Et qu'en est-il des reçus que vous recevez par courriel? Les imprimez-vous? Essayez-vous de les retrouver dans votre boîte de courriels en fin d'année? Bonne chance pour les récupérer tous...

Si vous êtes comme moi, la comptabilité est plus frustrante qu'autre chose. Disons-le: la comptabilité, c'est assommant.

Mais récemment, j'ai découvert une application qui a changé ma vie (comptable): Expensify. Je n'aime toujours pas la comptabilité, mais ça rend le tout plus facile.

Expensify est une application mobile et Web qui stocke tous vos reçus. Je vais vous montrer comment j'utilise certaines de ses fonctionnalités.

Les reçus papier

Dès que j'achète quelque chose pour le travail, j'utilise l'application mobile d'Expensify pour prendre une photo du reçu papier. De cette façon, le reçu est enregistré dans mon compte Expensify et je peux jeter le reçu papier original. Je ne risque plus de perdre ou d'endommager le reçu.

Les reçus électroniques

Lorsqu'un reçu se retrouve dans mes courriels, j'utilise l'une des fonctionnalités les plus puissantes d'Expensify: je transfère simplement le courriel que j'ai reçu à receipts@expensify.com (oui, cette adresse exacte pour tout utilisateur Expensify). Leur système saura automatiquement que tout courriel provenant de mon adresse courriel est un reçu qui doit être ajouté à mon compte Expensify. Même lorsque le reçu est en pièce jointe, il sera traité par Expensify.

Astuce : Lors de la transmission d'un reçu, j'utilise le raccourci Dilato "@expense" pour coller rapidement "receipts@expensify.com" dans le champ d'adresse "À".

Et un plus: Smart Scan

Il y a plus: tout reçu qui se retrouve dans mon compte Expensify, qu'il s'agisse d'une photo que j'ai prise ou d'un courriel que j'ai transféré, passera par leur fonction de numérisation intelligente Smart scan. Ça signifie qu'Expensify extraira automatiquement les données importantes du reçu: le montant, la date d'achat, le vendeur... Il essaiera également de les catégoriser automatiquement, comme "Fournitures de bureau" et "Services professionnels" (je dois dire que je suis assez surpris de leur justesse). Même un reçu difficile à lire ou une photo de reçu froissé seront assez bien numérisés.

Si le smart scan n'a pas pu tout capturer, ce qui arrive parfois, vous pouvez toujours ajouter/modifier manuellement le montant ou la date d'achat.

Rapport de fin d'année

C'est là que je tire le plus de satisfaction d'Expensify. A la saison des impôts, je me connecte à mon compte Expensify sur leur site internet, je clique sur "Expenses" et j'obtiens la liste de toutes mes dépenses, avec l'image de chaque reçu. Je filtre ensuite par date pour obtenir la liste de toutes les transactions de l'exercice. Ensuite, j'exporte ce "rapport" dans un fichier .csv que j'envoie à mon comptable. Le fichier peut être ouvert dans Google Sheets ou Excel.

Expensify n'est qu'une des nombreuses applications qui peuvent vous aider à être plus organisé avec la comptabilité. Les fonctions décrites ci-dessus sont également disponibles avec d'autres logiciels, mais ce que j'aime chez Expensify, c'est sa simplicité. Et aussi sa version gratuite, qui vous permet de numériser jusqu'à 25 reçus par mois, plus que suffisant pour la plupart d'entre nous.

Prêt à simplifier votre comptabilité? Essayez une application de comptabilité.

Avertissement: Dilato n'a aucun intérêt financier dans Expensify.